用了三个月美团大象,我才发现这些隐藏优势
下载安装要小心,别走错门
我记得第一次找美团大象的时候,直接搜“美团大象下载”,跳出来一堆下载站,点进去全是套壳软件。后来才搞清楚,最稳的方法就是去美团官方企业版官网,点本页下载按钮。官网下载的安装包大概一百多兆,没有捆绑软件,装完直接就是最新版本。如果你图方便用了第三方站,十有八九会夹带私货,我有个同事就中过招,电脑里多了三个浏览器插件。建议装之前先看下系统要求:Windows 7以上就能跑,Mac也支持,内存最好4G以上,不然打开大文件会卡。装的时候有个小细节,它会问你要不要开启“开机自启”,我建议关掉,用的时候再启动,省得每次开机都被它拖慢速度。
安装过程大概三四分钟就完事,中间会弹出个权限请求,得给它读取通讯录和相册的权限,不然扫码功能用不了。我第一次装的时候没给,结果扫不了同事发的考勤二维码,折腾半天才发现问题。装完后桌面会有个橙色大象图标,点进去登录,可以用手机美团扫描登录,也可以直接输入手机号收验证码。登录成功的那一刻会看到主界面,说实话第一眼有点懵,功能按钮挺多,但别慌,后面慢慢摸就熟了。
考勤打卡这功能,帮我省了大麻烦
我们公司之前用的考勤方式是钉钉,但换了区域化管理后,美团大象的团队考勤设置更灵活。举个例子,我有几个同事常驻外地分公司,总部打卡规则不适用,用美团大象可以单独创建“外地小组”,设置不同的上下班时间和打卡半径。操作其实很简单:在考勤应用里点“规则设置”,然后选择对应的部门和成员,就能自定义打卡地点和时间段。我最头疼的是外勤打卡,以前钉钉打卡必须连公司WiFi,美团大象支持GPS定位和WiFi混合判断,我在客户那开完会,点一下“外勤打卡”,再填个备注就行,不用天天跟领导解释为什么不在公司。
有次系统提示我“超出考勤范围”,一看地址定位偏了几百米,原来是手机GPS没开。解决办法是进打卡页面的时候,手动打开定位服务,微信那种位置授权也得允许。还有个坑:如果你同时绑定了多个公司,打卡的时候得切换到正确的组织,不然会默认给第一个公司打卡,白打一个月才发现。建议每个周末检查一次考勤记录,在“我的考勤”里能导出Excel,跟HR核对时方便很多。
项目管理玩到飞起,协作效率翻倍
说实话我之前一直看不起美团大象的任务管理功能,觉得就是个山寨版Trello。直到我们团队接手一个紧急的线上活动,需要同时对接设计、文案、运营三个人,我才发现它的“任务看板”真香。在“项目”应用里建一个“双十一大促”项目,然后创建三个列表:“待处理”“进行中”“已完成”。我只需把需求写到卡片里,比如“设计主视觉”,拖到“进行中”,再@设计师,他那边会立刻收到通知。最妙的是团队成员可以直接在卡片里评论、上传附件,不用来回拉群。
有一次任务过期了三天没人管,我在看板上一看,发现卡片丢了,原来是不小心被移到了“已完成”。美团大象的任务看板支持“历史记录查看”,点右上角那个小钟表图标,就能看到谁什么时候移动了卡片。这个功能救了我好几次。另外,它的“任务提醒”可以设多个时间点,我一般设提前一天和提前两小时,防止忙起来忘掉。如果你有跨部门协作需求,建议建一个“公开项目”而不是“团队项目”,这样能看到对方部门的动态,减少沟通成本。
文件协同比微信好用太多
以前传文件都靠微信,限制100MB,传大文件还得压缩。美团大象的企业网盘能传单个文件2GB,我传过几段4K视频和PSD源文件,速度还挺快,高峰期大概1-2秒就完成了。最让我满意的还是它的版本管理:我跟客户改稿子,连续改了三版,文件名都从“终稿”改到“最终终稿”,乱得不行。用美团大象网盘,上传新文件时会覆盖旧版本,但后台会自动保留历史版本,点击“版本记录”就能回滚到任意一版。有次客户说“还是用之前那个好点”,我立马点开版本记录,找到第一版全色稿,一秒恢复。
平时我习惯建一个“共享文件夹”给组内成员,里面按项目分好子文件夹,所有人都能在线预览Word、Excel,不用下载。值得注意的是,如果要编辑文档,最好让对方先“锁定”,不然两个人同时改容易冲突。有一次我和同事同时编辑同一份报价单,最后保存的那个覆盖了另一个的修改,折腾了半小时才用版本记录找回来。建议设置“上传自动命名规则”,比如“文件名+YYYYMMDD”,这样能避免重名文件被覆盖。
审批流自定义,老板再也不说流程慢
我负责部门预算审批的时候,最烦的就是层层递进式的审批,领导不在就卡住。美团大象的审批应用可以自定义流程节点,支持“并行审批”和“条件分支”。我设了个“报销审批”:如果金额低于500元,直接由我批;高于500元则需要+财务主管;超过2000元再加CEO。这样小额的飞快通过,大额的多层兜底。操作时在审批应用里点“新建模板”,选择“条件审批”,然后添加逻辑节点,设置金额区间和对应审批人。
有个坑要注意:设置转发规则的时候,如果你勾选了“自动抄送”,最好在节点后面加上“知会”,不然系统会把抄送当审批人,导致流程莫名其妙卡住。我踩过这个雷,被财务催了三天才发现。另外,在手机端进行审批操作更顺手,比如直接在通知栏点“审批”,不用进应用。建议每周清一次审批列表,超过三天没处理的,检查是不是被错误地设了“提醒”而没点“通过”。系统默认30天后会自动归档,别等过期了再找理由。
客户管理藏着大学问,别只用它来聊天
之前朋友跟我吐槽,他们公司用美团大象当聊天软件,浪费了。我在客户管理模块里发现了个“客户标签”功能:在“CRM”应用里创建标签,比如“高意向”“已成交”“老客户”。每次跟客户沟通完,直接在聊天窗口里给他打标签,后续在后台搜索标签,能一键导出所有客户的联系方式。我有个客户谈了两个多月没成,标签打了“跟进中”,系统到期会弹窗提醒我“该客户距今未联系超过一周”,我才想起来人家已经转去别家了,赶紧追了个电话,挽回了一单。
它还有个“客户轨迹”功能,能记录客户何时点开过你发的文件、链接。有次我发了个报价单,客户说“再看看”,但系统显示他当天用手机端读了三次报价单。我就知道他其实很关注只是犹豫,隔天主动打电话谈细节,最后成交。但别被这功能迷住,它只能记录客户在你这边的行为,看不到其他平台的。如果怕客户信息泄露,记得在“隐私设置”里关掉“允许客户查看在线状态”,不然客户能看出你是不是在摸鱼。
跨平台同步,让摸鱼和工作无缝衔接
我手机和电脑都装了美团大象,但最头疼的是同步问题:手机上回复的消息,电脑上不显示怎么办?其实只要你登录同一个账户,所有聊天记录和文件都会实时同步。我有个小技巧:在电脑端写工作周报,写到一半要出门,直接关电脑,在地铁上用手机打开美团大象的“文档”应用,能看到刚才的编辑位置继续写。美团大象的“云盘”功能支持文件自动同步,但注意只同步你手动上传到云盘的文件,聊天里的附件默认不会同步。你得把关键文件点“保存到云盘”才能跨设备访问。
跨平台同步的坑主要是网络问题:如果手机用4G而电脑连公司WiFi,有时文件会短暂不同步,过个几秒刷新就好了。另外,如果你在手机端删除了聊天记录,电脑端也会同步删除。我有个很不好的经历:手机清理空间时误删了客户发的合同截图,电脑上也没了,后来只能找客户重新要。建议在电脑端定期备份聊天记录到本地:在设置里找到“聊天记录迁移”,导出压缩包,放在硬盘里安心。